COMO REALIZAR UN CONTROL EFICAZ DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN UNA EMPRESA

COMO REALIZAR UN CONTROL EFICAZ DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN UNA EMPRESA

Cuando una empresa, por efectos de su funcionamiento, adquiere determinados bienes y servicios, los cuales no son cancelados una vez se finaliza tanto la adquisición del bien o se finaliza la prestación del servicio, automáticamente esta contrae una deuda con el proveedor, la cual se traduce para efectos contables en los registros como una deuda por pagar.

Cómo registrar una cuenta por pagar en la contabilidad de la empresa

En términos contables, toda deuda por pagar es un pasivo, y específicamente en los libros de contabilidad de cualquier empresa, estas son especificadas como pasivos corrientes.  Vamos a hacer un pequeño paréntesis para explicar que en los balances contables de una empresa, pueden aparecer dos tipos de pasivos, los pasivos corrientes y los pasivos a largo plazo.  Ambos tipos de pasivos se relacionan por un lado con las cuentas por pagar (pasivos corrientes) y por otro lado con los documentos por pagar (pasivos a largo plazo).

El registro de esta información financiera es la mejor manera de llevar un control sobre la gestión financiera de una empresa.  Es por eso que la contabilidad es un ejercicio clave que permite poner en evidencia el buen o mal manejo de los recursos financieros.  La pregunta que nos queda es cómo hacer mucho mas eficaz la gestión de las cuentas por pagar?

Acciones para mejorar la gestión de las cuentas por pagar

Sobra decir que la utilización de los recursos contables es la mejor manera para recopilar la información que permita evaluar el tipo de manejo que se le da a las finanzas en una empresa.  Sin embargo existen otras acciones que podemos realizar para controlar de manera mucho mas eficaz las cuentas por pagar de una empresa.

  • Elaboración de expedientes

Para tener la información mucho mas organizada, lo que a su vez facilitara mucho mejor el control y la gestión de las cuentas por pagar, se pueden abrir dossiers de cada proveedor de manera que allí s pueda depositar las facturas, ordenes de compras y reportes de pagos realizados.

  • Actualizar la información en los libros de contabilidad

Independientemente del método que se utilice, es primordial que la información sobre los estados de estas cuentas se actualicen, de esta manera tendremos información mucho mas fresca y esto nos permitirá balancear ordenar los pagos a realizar.

  • Coherencia en la información

Este punto lo resumimos en el hecho de que la información que aparece en los libros debe coincidir con la información de los dossiers y de todas las cuentas de control utilizadas.  Hay que tener especial cuidado con los saldos, puesto que es lo que nos da la pauta de lo que se ha pagado hasta la fecha.

  • Verificación de fechas de pagos

Para no caer en el error de pagar intereses de mora y especialmente de incumplir los plazos pactados con los proveedores, hay que realizar verificaciones permanentes de estas fechas.

Para finalizar, hay que hacer énfasis en verificar la salud financiera de nuestra empresa o negocio, utilizar las herramientas que hemos comentado en este artículo, como son la contabilidad, la cual nos arroja información clave a la hora de tomar decisiones.

Otros temas que puede consultar:

  • Cuentas por Pagar
  • Contabilidad
  • B2B

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